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TVA sur refacturation de frais : comment faire ?

Votre société engage des déplacements pour le compte de ses clients et dans ce cadre les refacture directement. C’est le cas notamment pour les sociétés de type SS2I employant des consultants mis à la disposition d’un client final. Alors comment refacturer les frais de déplacement ? Devez vous appliquer de la TVA sur la refacturation des frais ? Qu’en est-il de la TVA sur refacturation de frais ? Carré RG fait le point.

TVA sur refacturation de frais : le principe

La TVA correspondant à une charge déductible est également déductible sauf :

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  • S’il existe une mesure d’exclusion particulière
  • Si le bien est utilisé à plus de 90% à des fins étrangère à l’entreprise

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TVA sur refacturation de frais : frais de déplacement

Qu’en est-il des frais de déplacement refacturé ou non au client et de TVA sur refacturation de frais ?

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TYPE
NDF NON REFACTURABLES
(il s’agit de frais classiques ne pouvant être refacturés au client)
NDF REFACTURABLES
SANS MARGE
AVEC MARGE
Impact sur les charges OUI les frais de déplacement sont comptabilisés Pas d’impact, les frais sont enregistrés directement dans un compte 467 (il y a simplement deux mouvements de trésorerie venant se neutraliser). OUI Nous comptabilisons les charges de frais de déplacement
Impact sur le chiffre d’affaires Pas d’impact Pas d’impact dans la mesure où ces frais sont refacturés sous forme de débours. OUI Nous comptabilisons un service facturé avec de la TVA
TVA déductible La TVA est récupérée sur les frais de déplacement sauf sur les nuits d’hôtel et les prestations de transport de personnes Pas d’impact La TVA est récupérée sur les frais de déplacement
TVA collectée Pas d’impact Pas d’impact La TVA est collectée sur un service nommé “frais de déplacement”
Justificatifs de frais Les frais sont comptabilités par l’entité comme une facture classique Les justificatifs sont transmis au client. Les frais sont refacturés au client TTC mais sans TVA Les frais sont comptabilités par l’entité comme une facture classique
Débours Pas d’impact Créer un produit SANS TVA Pas d’impact

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Les gestion des notes de frais Facturable et Non refacturable peut vite devenir un casse tête. Afin de simplifier le process, nous recommandons de ne jamais refacturer au centime prés les frais de déplacement de vos salariés mais d’appliquer un forfait. Ainsi, toutes les notes de frais sont enregistrées en charge.

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Jérémy Renchy

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Un article de Jérémy Renchy
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Si vous souhaitez plus de renseignements, n’hésitez pas contacter Carré RG, Expert comptable à Lyon.

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