La transition digitale est au cœur des problématiques des entreprises. Cabinet d’expertise comptable, la Société Carré RG est elle aussi confrontée à l’évolution des demandes de ses clients et les éditeurs de logiciels poussent pour moderniser nos méthodes de production et de communication avec nos clients et partenaires. Dans ce cadre, nous avons opté il y près d’un an pour un outil de signature électronique. Soyons clairs : cela a changé notre vie. Les applications de la signature électronique sont nombreuses : contrats de travail, lettres de mission, mandats, baux … exit les contrats papiers pour un gain d’espace, de fiabilité (pages non paraphées par erreur) et de réactivité (quelques minutes suffisent pour valider un contrat) . Voici comment la signature électronique peut vous permettre de réaliser une transformation digitale la plus complète et réussie dans votre entreprise. Sécurité, efficacité commerciale, réduction de couts… focus sur les avantages de la signature électronique.
La signature électronique pour une meilleure efficacité commerciale
La signature électronique est un outil majeur pour vos commerciaux. En effet, cela va révolutionner votre process de signature…. et votre image auprès de vos clients.
Suivi du document en temps réel
Le suivi du document se fait en temps réel puisque la signature se fait en 2 étapes très rapides. Les voici énumérées ci-dessous :
- La visualisation du document
- Clic sur le bouton « signer » .
Amélioration de la relation client
La qualité du service perçue par le client est généralement en forte augmentation après l’utilisation de la signature électronique pour un quelconque contrat. En effet, le dit client peut signer son document quel que soit l’endroit où il se trouve tant que sa connexion Internet est suffisante. Nous avons donc affaire à une formalisation de l’accord instantanée. Ce qui représente un gain de temps conséquent pour l’entreprise et le client.
La signature électronique change profondément votre image auprès des clients
Réduire ses coûts grâce à la signature électronique
Les sources d’économies liées à l’utilisation de la signature électronique sont nombreuses. Petit tour d’horizon pour vous convaincre de réfléchir à mettre en place une solution telle que celle-ci.
Gain de temps
- Évite les pertes de papiers et donc de faire à nouveau déplacer le contractant pour signer le contrat en question une deuxième fois.
- Évite les déplacements pour la signature
Suppression des coûts liés à l’impression
La signature électronique permet de supprimer un certain nombre de couts liés à l’édition papier des documents usuels tels que les frais d’imprimantes, les consommables d’impression, le papier, les frais d’affranchissement, etc.
Gains de productivité
Le nombre de retour incomplets des dossiers diminuera de 90% d’après l’étude Forester grace à la mise en place de la signature électronique.
La signature électronique comme gage de sécurité
Les documents peuvent être conservés au format numérique, donc dématérialisés sur le bureau de votre ordinateur par exemple. Il est fortement conseillé de créer un dossier propre à vos contrats électroniques ainsi que de l’ensemble des pièces en lien avec le contrat souscrit pour vous y retrouver facilement, en quelques clics de souris ! L’économie de papier est telle que nous n’avons même plus la pensée d’utiliser ce support pour signer un contrat. Cette dématérialisation représente une sécurité plus importante au niveau administratif de l’entreprise puisque :
– Sur le plan matériel, le contrat ne peut se perdre ou s’envoler par un courant d’air.
– Sur le plan informatique, la signature électronique ne ressemble en aucun cas à une signature manuscrite : c’est en fait un nombre ou une suite de nombres associés à un fichier et à la personne à l’origine de la signature. Elle permet donc d’approuver directement les documents tout en garantissant leur intégrité ainsi que l’identité du signataire.
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Conclusion
La signature électronique se place bel et bien comme un outil de transformation digitale puisqu’elle contribue à créer de la valeur pour le client, qu’elle contribue à tourner l’entreprise vers l’agilité en l’adaptant aux changements, notamment celui de l’intégration technologique au sein de l’organisation. Bien que la signature électronique soit un outil d’une transition digitale réussie, celle-ci ne représente pas la totalité des procédés à mettre en œuvre pour être dans « l’air du temps ». Nous vous conseillons donc grandement, de vous concentrer par la suite et en profondeur sur ces 3 points afin de gagner en visibilité et en efficacité : l’expérience client, les process internes et les collaborateurs. Bonne chance pour votre transition digitale.
